confeito 第14号（2010年5月1日発行）より
今どきの企業のペーパーレス化
営業部 古田康二
ペーパーレス化という言葉も一般に浸透してずいぶん長くなります。そもそもはコピー機が大量に導入され、その結果紙を猛烈に使うことから自然破壊への影響を懸念して企業は取り組んできたのが始まりですが、現在は少し意味合いが変わっています。
企業では徹底的な合理化を進めています。少し変わった意味合いというのは、そのひとつに連絡事項や大きな費用を使うときの決済を上役から得るときの決済書などの社内文書を企業内のネットワークを利用して文書の動きを早めて時間短縮をすることです。
メールに文書を添付して送ることも行われていましたが、さらに企業内のインフラが進んでいるところではメールのような手段は使わず大型サーバーに書き込み、それを順に見て署名するという形式にも変化しています。
さらに外回りの多い人は手帳も持たずＰＤＡや小型パソコンを、デスクワークメインの人はパソコンで手帳の代わりに前述のサーバーに自らのスケジュールを書き込みます。そして会議などで人を招集する時に一人ひとりに空いている日時をメールや携帯で尋ねることをせず、サーバーの管理ソフトが、必要な人物にチェックを入れると空いている日時を自動的に探してくれ、会議の要点などを書き込んだり資料をアップロードして、会議の準備、根回しが完了するというものです。また会議の結果なども配布することなく、アクセス可能な人がサーバーの書き込みを見るという形態です。これもそういったシステムの利用方法の一つで、非常に多くのことを合理的に進めることができるようになっています。
ペーパーレス化というのはこのような企業の合理化のための言葉にもなっています。ところで紙と鉛筆は不要になったかというと、全くそのようなことはなく、 前述の会議では手書きで相手にニュアンスを伝えたり、議事録を取る人は速記で紙の手帳に記録していきます。技術者などは手書きで書いては消し書いては消し、イメージを膨らませることもあり、大事な仕事道具として活躍しています。
今後もこうした合理化のためのペーパーレス化は進むはずですが、人の考えをもっともよく表現できる紙と筆記用具は使われていくでしょう。